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Title
Event Coordinator
Req ID 17-06836
Category Managed Services / Office Operations
Type Full-Time Employee (32-40 hrs)
FLSA Status Non-exempt
Shift 1st
Location Montreal, QC
Country Canada
Description
Event Coordinator
 
Are you looking for a career with a company that integrates state of the art hardware, software, and consulting and support service? Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh's fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents.

To help you thrive, Ricoh provides an award-winning training program, an excellent support structure, and a comprehensive benefits package. Ricoh values their employees and want their employees to succeed with their career goals; Ricoh assists with career development by promoting from within the organization and assisting with continuing education!

Ricoh is currently looking for career-oriented individual to provide exceptional support and service related to clerical and administrative duties through all mediums including correspondence, manuals, newsletters, meetings, company activities, etc.

DUTIES AND RESPONSIBLILTIES

  • Assist with research, organization, coordination and execution of all company events, approximately 20+/year, varying in size from 20-500, including but not limited to Summer Party, Staff Party, and miscellaneous other studio events and meetings.
  • Own day of set up and execution of events, meetings, conferences, workshops, including but not limited to creating and distributing event plans, advance meetings with all Facilities support groups, and day of point of contact for client.
  • Main Point of contact for any event support or escalation requirements.
  • Document and distribute post-event summaries, surveys, post mortems including the collection and analysis of data and feedback.
  • Administrative support including but not limited to updating budgets, vendor management, PO/Invoice tracking & payment processing.
  • Partner with store personnel on all game launches, help coordinate food, activities, communications and day of set up.
  • Own internal communications for mass-broadcast, including but not limited to accuracy and relevance of information on the portal pages, site calendar and email blasts.
  • Assist with management of Events, email account & RSVP processes.

QUALIFICATIONS

Education:

  • Requires a high school diploma or equivalent

EXPERIENCE:

  • Requires 1-3 years of experience in the field or in a related area

SKILLS:

  • A high energy, self-motivated, team player with outstanding organizational talents who is driven, results-focused, and has a whatever-it-takes attitude
  • Friendly, outgoing personality, with ability to quickly respond and manage multiple groups/requests at one time
  • Creative and strategic individual who sees the possibilities, thinks outside the box, is open to applying new thinking and first-time solutions and has strong desire to exceed customer expectations
  • Ability to multi-task with minimal supervision through a customer-focused and detail-oriented approach.
  • Excellent oral and written communication skills in French and English.
  • Well versed in MS Office, possesses strong Excel, Word, PowerPoint, Publisher & Sharepoint.
  • Intermediate Photoshop experience.
  • Ability to execute projects efficiently, on budget and to timely completion.
  • Deals effectively with numerous deadlines and constantly changing priorities.

About Ricoh Canada
Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh's fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents. Ricoh Canada Inc. is a wholly owned subsidiary of Ricoh America's Corporation with its head office located in Toronto, employing over 2,100 employees nation-wide.

RICOH IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER

Adjointe administrative

Êtes-vous à la recherche d'une carrière au sein d'une entreprise qui intègre des services de soutien, de consultation, d'équipement et de logiciels à la fine pointe de la technologie? Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l'information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l'entrée, de la gestion et de la production des documents.

Pour vous aider à réussir, Ricoh fournit un programme de formation reconnu, une structure de soutien exceptionnelle et un ensemble d'avantages sociaux complet. Ricoh offre son soutien pour vous permettre de progresser dans votre carrière en favorisant les promotions internes et en aidant à la formation continue.

Ricoh est actuellement à la recherche d'un candidat axé sur sa carrière pour fournir du soutien et du service exceptionnels liés aux tâches administratives par l'intermédiaire de tout moyen de communication, y compris les guides, les bulletins, les réunions, les activités de l'entreprise, etc.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Créer des ébauches ainsi que réviser et modifier tout document écrit, au besoin.
  • Gérer la correspondance interne et externe.
  • Organiser les voyages.
  • Créer et maintenir les systèmes de classement du service.
  • Répondre aux appels.
  • Mettre à jour le calendrier.
  • Utiliser et coordonner la maintenance de l'équipement de bureau.
  • Coordonner les logistiques pour les rencontres, les réunions sur Internet et les conférences téléphoniques : emplacement, communications, ressources, etc.
  • Prendre les notes pendant les réunions, au besoin.
  • Maintenir les fichiers, les rapports et l'entrée de données dans les bases de données fonctionnelles du service.
  • Obtenir une formation polyvalente et apprendre les responsabilités au sein de l'équipe et fournir de l'assistance, au besoin.
  • Bâtir des relations professionnelles avec les clients et les autres équipes.
  • Aider la réceptionniste et les standardistes, au besoin.
  • Communiquer avec les Finances pour la résolution des écarts de budget ou l'application des dépenses.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont attribuées

QUALIFICATIONS

Éducation :

  • Exige un diplôme d'études secondaires ou équivalent

EXPÉRIENCE :

  • Exige 1 à 3 ans d'expérience dans le domaine ou un domaine connexe.

COMPÉTENCES :

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles, ainsi qu'une capacité à pouvoir développer rapidement des relations d'affaires
  • Avoir une forte motivation personnelle permettant d'obtenir des résultats
  • Excellente habileté de communication orale et écrite
  • Utilisation efficace de Microsoft Office

À propos de Ricoh Canada
Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l'information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l'entrée, de la gestion et de la production des documents. Ricoh Canada Inc. dont le siège social est situé à Toronto est une filiale à part entière de Ricoh Corporation avec plus de 2 100 employés à l'échelle nationale.

RICOH EST UN EMPLOYEUR SOUSCRIVANT AU PRINCIPE DE L'ÉGALITÉ D'ACCÈS À L'EMPLOI

 
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